إنشاء Databases وضبطها

تحدد Settings > Databases أنواع السجلات والحقول المستخدمة في جداول المساحة ونوافذ التفاصيل. تؤثر التغييرات في جميع الأعضاء، ولذلك يقتصر معظم هذه المنطقة على إدارة المساحة. يستطيع Editor إنشاء قاعدة بيانات وإضافة حقول إلى قاعدة بيانات مخصصة.

تشكيل قاعدة البيانات

اختر قاعدة بيانات من القائمة لرؤية حقولها، وهي نفس الصفوف التي تظهر في نافذتي قاعدة بيانات جديدة وتعديل قاعدة البيانات. تستطيع قاعدة بيانات مخصصة إضافة الحقول وإعادة تسميتها وتغيير نوعها وترتيبها وحذفها بحرية. أما حقول قاعدة بيانات مدمجة فثابتة: يمكن لـ Participants وTasks إضافة حقول مخصصة فوق حقولهما الثابتة، ولا يمكن ذلك لـ Sessions، وتبقى Meetings وFiles وMessages للعرض فقط.

يتوفر للحقل أحد ثلاثة عشر نوعًا: نص، نص منسق، بريد إلكتروني، هاتف، تاريخ، رقم، اختيار (خيار واحد)، مربع تحرير وسرد (اختيار أو نص)، وسوم (قيم متعددة)، مرجع، الدولة/المنطقة، حالة، والأولوية. ولكل نوع إعداداته الخاصة التي تفتحها أيقونة الإعدادات على صف الحقل.

لا تملك قاعدة البيانات أكثر من حقل Status واحد. تفتح أيقونة إعداداته محرر خيارات Status: أضف خيارًا أو أعد تسميته أو غيّر لونه أو رتبه، وتُجمَّع الخيارات تحت لم يبدأ وقيد التنفيذ ومغلق، ويجب أن تبقى في كل مجموعة خيار واحد على الأقل. ضع علامة "يحتاج إلى اهتمام" على خيار لإبقائه ظاهرًا في الصفحة الرئيسية. إزالة خيار ما زالت سجلات تستخدمه تسأل عند الحفظ إلى أين تنتقل هذه السجلات، فلا تُفقد أي بيانات؛ أما حذف حقل Status نفسه فيزيل حالة كل سجل بدلاً من ذلك، لأنه لم يبق مكان تنتقل السجلات إليه.

يعمل حقل Tags بالطريقة نفسها: تفتح أيقونة إعداداته محرر خيارات Tags. اختر + Add a tag group لإنشاء مجموعة، ثم + الخاصة بها لإضافة وسم داخلها، واستخدم قائمة ⋯ الخاصة بالمجموعة لتحديد لونها أو إعادة تسميتها أو حذفها. حذف مجموعة ما زالت وسومها قيد الاستخدام يسأل إلى أين تنتقل هذه الوسوم.

ما يستطيع Editor تغييره

يرى Editor قاعدة بيانات جديدة في الشريط الجانبي وإضافة قاعدة بيانات في Settings > Databases، ويستطيع إنشاء قاعدة بيانات كما يفعل المسؤول. وفي قاعدة بيانات مخصصة يستطيع أيضًا اختيار إضافة حقل وحفظ حقول جديدة. تظهر الحقول الموجودة مقفلة: لا يستطيع Editor إعادة تسميتها أو تغيير نوعها أو ترتيبها أو حذفها أو تعديل خياراتها. وتبقى قائمة الصف (إعادة التسمية، تعديل الحقول، الإخفاء، الحذف) وسحب قواعد البيانات لترتيبها لـ Owner وAdmin، وكذلك حقول قاعدة البيانات المدمجة. ويرى Viewer القائمة للقراءة فقط. ويحصل Owner وAdmin أيضًا على قائمة ⋯ بجانب كل قاعدة بيانات في الشريط الجانبي، فيها تعديل الحقول ونقل لأعلى ونقل لأسفل وحذف؛ وتنتقل قاعدة البيانات المحذوفة وسجلاتها إلى سلة المهملات ويمكن استعادتها خلال 30 يومًا.

يقارن الخادم كل حفظ بالحقول المخزنة، لذلك يُرفض للمحرر أي حفظ يغيّر حقلًا موجودًا حتى لو أضاف حقلًا جديدًا أيضًا. ويتبع AI القاعدة نفسها: يمكن لطلب Editor إنشاء قاعدة بيانات أو إضافة حقول، لكن لا يمكنه حذف حقل أو استعادته.

بعد نجاح التغيير، تعيد القوائم ونوافذ التفاصيل تحميل البنية المشتركة. إذا لم يظهر حقل، فتحقق من تمكينه لقاعدة البيانات والعرض الحاليين قبل إنشاء نسخة مكررة منه.

Frequently asked questions

هل يستطيع Editor إنشاء قاعدة بيانات؟

نعم. يستطيع Editor إنشاء قاعدة بيانات من قاعدة بيانات جديدة وإضافة حقول إلى قاعدة بيانات مخصصة. أما إعادة تسمية الحقول الموجودة أو تغيير نوعها أو ترتيبها أو حذفها، وإعادة تسمية قاعدة بيانات أو إخفاؤها أو ترتيبها أو حذفها، فما زالت تحتاج إلى Owner أو Admin.

هل يمكن حذف حقل معرّف مدمج؟

لا. لا يمكن حذف المعرفات المدمجة وحقول النظام الأخرى أو تحويلها إلى نوع غير متوافق. يبقى حقلا Status وTags في قاعدة بيانات مدمجة ثابتين بالطريقة نفسها، إلا أن خيارات كل منهما تظل قابلة للتعديل.

ماذا يحدث للسجلات الحالية عند إزالة خيار من Status؟

إذا كانت سجلات لا تزال تستخدم ذلك الخيار، تسأل Formist عند الحفظ إلى أين تنتقل هذه السجلات، فلا تُفقد أي بيانات. أما حذف حقل Status نفسه فيزيل حالة كل سجل دفعة واحدة، لأنه لم يبق مكان تنتقل السجلات إليه.